Wolters Kluwer | A3 Software

 
recomendaciones wolters kluwer sistema creta

Recomendaciones para
la implantación del
Sistema Creta

Recomendaciones Wolters Kluwer | A3 Software

Desde Wolters Kluwer | A3 Software te detallamos una serie de recomendaciones que nuestros clientes en fase de pruebas ya están poniendo en práctica. Se trata de acciones a tener en cuenta de cara a la correcta adaptación e implantación del nuevo sistema de liquidación directa.

1. TEN PRESENTE LAS FECHAS DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CRETA

La implantación del Sistema Cret@ se divide en distintas fases muy claras. Es posible que en julio seas seleccionado por la TGSS para participar en el periodo de pruebas, y a partir de octubre para la entrada en vigor del sistema. Para estar preparado, tienes que realizar procesos como la comunicación de datos bancarios o la nivelación de bases de datos para que, cuando llegue el momento, tengas toda la información a punto para su comunicación.

fases implantación sistema creta

Compartir con FacebookAmpliarCompartir con Twitter

2. REFUERCE LA COMUNICACIÓN CON SUS CLIENTES Y/O EMPLEADOS.

En comunicados anteriores le hemos explicado que uno de los principales cambios del nuevo sistema es que la TGSS será quien calcule las cuotas a la Seguridad Social de los trabajadores. En este sentido, cobra especial relevancia la información obrante en la base de datos de la TGSS en cada momento ya que, en base a ella, la Tesorería realizará el cálculo de las cotizaciones.

Para que la situación de cotización de los trabajadores esté actualizada en todo momento, es muy importante que los usuarios gestionen en plazo todas las variaciones de datos relacionadas con los diferentes organismos implicados. Por ello, es fundamental establecer una comunicación fluida con sus clientes y/o empleados, para que cualquier cambio le sea comunicado a la mayor brevedad posible y, de este modo, usted pueda gestionarlo en los plazos establecidos.

El éxito de este sistema es la nivelación de los datos, es decir, que la información de la que disponga la TGSS sea idéntica a la información que usted tenga en su software de gestión laboral.

3. NIVELA TU BASE DE DATOS ANTES DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CRETA

La nivelación de datos es un proceso que conviene realizar de manera previa a la implantación del Sistema Creta, para que, una vez estemos trabajando con el nuevo procedimiento, no tengamos errores relacionados con:

  • Grupos de cotización
  • Coeficientes de parcialidad
  • Código de ocupación
  • Código de contrato
  • Bonificaciones o reducciones

En toda esta información pueden haber discrepancias entre los datos que actualmente figuran en las soluciones de nómina y los datos consignados en el Fichero General de Afiliación (FGA), dada la experiencia que hemos tenido con nuestros clientes durante la fase Beta del nuevo sistema.

A continuación le explicamos algunos de los datos que pueden provocar discrepancias en el envío del Fichero de Bases y el motivo por el que se producen. De esta forma, comprobará lo importante que resulta igualar o nivelar los datos:

DATO Motivos por los que se pueden provocar discrepancias
Grupos de cotización

En grupos de cotización diarios (GC del 08 al 11) que cotizan por la modalidad mensual, se informará en el Fichero de Bases del valor M asociado al trabajador.

Si en el fichero general de afiliación el trabajador consta con un grupo de cotización del 1 al 7, la TGSS rechazará el valor M y devolverá error en el envío.

Coeficientes de parcialidad

El trabajador está informado a tiempo completo en la aplicación y, por tanto, no se están generando horas a tiempo parcial en el Fichero de Bases.

Sin embargo, el trabajador consta con coeficiente de parcialidad en el Fichero General de Afiliación.

El trabajador está informado a tiempo completo en la aplicación y, por tanto, no se están generando horas a tiempo parcial en el Fichero de Bases.

Sin embargo, el trabajador consta con coeficiente de parcialidad en el Fichero General de Afiliación.

4. MEJORA LA COMUNICACIÓN CON LOS ORGANISMOS IMPLICADOS

La comunicación es una de las premisas más claras del nuevo sistema: implanta nuevos sistemas de gestión de información, ya que la inmediatez de la recepción y envío de datos va ser fundamental y los organismos implicados van a compartir y contrastar los datos en tiempo real. Por tanto,tendrás que disponer de los datos de tus clientes, empleados y mandos en el mínimo tiempo posible para que la comunicación de la información sea lo más rápida posible.

Organimos implicados en el Sistema Cret@

Compartir con FacebookAmpliarCompartir con Twitter

5. RECUERDA GENERAR LA ACCIÓN DE AFILIACIÓN AIT - Anotación de Incapacidad Temporal.

Según se especifica en el Boletín de Noticias Red 2011/04 (*), se deberán comunicar aquellas situaciones de baja médica de las que la Seguridad Social no tenga información.

Estas situaciones se concretan en los siguientes casos:

  • Trabajadores de alta en empresas colaboradoras de la Seguridad Social que asumen a su cargo las prestaciones de asistencia sanitaria, conforme a lo establecido en el artículo 77.1.a) del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

    Únicamente deberán ser comunicadas aquellas situaciones de incapacidad temporal derivadas de contingencias profesionales, respecto de las cuales la empresa sea colaboradora con la Seguridad Social.

  • Trabajadores excluidos de la prestación económica por incapacidad temporal.

    Asimismo, a partir de la fecha indicada, a través de esta transacción se deberán comunicar los inicios de las situaciones de descanso por maternidad o paternidad, respecto de las que la correspondiente entidad gestora –Instituto Nacional de la Seguridad Social o Instituto Social de la Marina- no hayan dictado, a la fecha de inicio del descanso, la correspondiente resolución de reconocimiento de la prestación, bien por falta de solicitud del interesado o por encontrarse la solicitud pendiente de resolución.

  • Situaciones de suspensión de la relación laboral por descanso por maternidad o paternidad.

    En el sistema Red actual, se puede informar el inicio de estas situaciones de IT sin necesidad de realizar la acción de afiliación AIT, y el fichero de cotizaciones se procesa correctamente.

    A partir del Sistema de Liquidación Directa (Proyecto Cret@), sin embargo, será imprescindible que cuando se informe que un trabajador ha iniciado una situación de IT (por alguna de las casuísticas anteriormente relacionadas), se realice además la acción de afiliación AIT – Anotación de Incapacidad Temporal. En caso contrario, la información entre el Fichero General de Afiliación (FGA) y los datos de cotización que envíe a la TGSS no estará nivelada y se devolverán errores en los trabajadores.

    (*) Las instrucciones están ampliadas en el Boletín de Noticias Red 2011/06.

6. TEN PRESENTE LAS COMUNICACIONES A REALIZAR ANTE UN CAMBIO DE CONDICIONES DE COTIZACIÓN DE TUS TRABAJADORES, PARA PODER CONCILIAR CON ÉXITO TRABAJADORES Y TRAMOS.

Estos son los criterios con los que se deberán construir tramos independientes, dependiendo de la situación del trabajador en cada momento. Clica en ver tabla para ampliar la información.

  • Períodos de alta y/o baja
  • Variación de datos que determinen modificaciones en las liquidaciones de cuotas
  • Peculiaridades de cotización que modifican las liquidaciones de cuotas
  • Otras situaciones que determinan modificaciones en las liquidaciones de cuotas

7. CONSULTA EL CÁLCULO DE LA LIQUIDACIÓN ANTES DE QUE SE EMITA EL RECIBO DE LIQUIDACIÓN DE COTIZACIÓN.

La consulta de cálculos es una gestión que la TGSS pone en marcha con el nuevo sistema de cotización. Esta consulta permitirá al usuario conocer los cálculos totales de la liquidación presentada, con independencia de su estado (borrador, liquidación confirmada o rectificada) así como su alcance (por la totalidad o parcialidad de trabajadores conciliados).

La TGSS devolverá al usuario un desglose del cálculo de la cuota empresarial y de la cuota a cargo del trabajador, a nivel de liquidación. Además, permitirá solicitar los cálculos detallados de todos los trabajadores con desglose de las cuotas en cada tramo (cuota total, patronal y obrera). Esta gestión te será de utilidad para comprobar los cálculos de la liquidación que la Tesorería te remite a través del documento de cálculo de la liquidación (similar al documento Tc1 previo), en los casos en los que detecte descuadres entre este y los listados de costes, de forma previa para su comprobación antes de conformar la liquidación.

8. EVITA DESCUADRES ENTRE EL RLC Y LOS LISTADOS DE COSTES

Aunque el envío del fichero de bases sea validado correctamente, debemos prestar atención a los posibles descuadres que se puedan producir entre el Recibo de Liquidación de Cotización (RLC) con respecto a los listados de costes que emitamos desde la solución de nóminas.

  • El hecho de que las empresas ya no se encarguen de realizar el cálculo de las cotizaciones, sino que sea la propia Tesorería quien lo realice y facture a las empresas.
  • Por existir discrepancias entre los datos de la solución de nóminas con respecto a los datos consignados en el Fichero General de Afiliación (FGA).

Los errores más comunes que pueden ocurrir, según nuestra experiencia en el proyecto piloto de la TGSS, son los que le detallamos en la siguiente tabla:

DATO Descuadre Motivo
Código de ocupación

Diferencias en las “Cuotas de IT e IMS” (IT e IMS de accidentes de trabajo)

El código de cotización que hay informado en la aplicación de nómina es diferente al registrado en la TGSS

Código de contrato o tipo de cotización aplicada

Descuadre en “Otras cotizaciones” (desempleo, FOGASA y formación profesional)

Los tipos de cotización que se están aplicando en el programa de nóminas no coinciden con la peculiaridad de cotización que tiene el trabajador en el FGA. Por ejemplo:

  • Trabajador con exoneración de cuotas en el FGA que en la aplicación no está informado con el tipo de cotización reducido
  • Trabajador con grado de minusvalía y contrato eventual con tipo de desempleo general, que en la aplicación no está informado con este tipo reducido
Bonificaciones o reducciones

Descuadre en los apartados de “Reducciones” o “Bonificaciones”

El trabajador no tiene informada en la aplicación una determinada bonificación o reducción. Sin embargo, por las condiciones de contratación, la TGSS aplica la bonificación o reducción correspondiente en el Recibo de Liquidación de Cotización.

Es por ello que hacemos hincapié en la importancia de igualar o nivelar los datos.

Para ello, deberá solicitar estos ficheros y comparar los datos de la aplicación con los que Sistema Red facilita. En el caso de encontrar discrepancias, deberá modificar los datos en la aplicación, o bien realizar la acción correspondiente para corregir la situación a nivel de Sistema Red.

Los ficheros que se pueden solicitar son:

  • Informe datos de cotización-Trabajador Cuenta Ajena (IDC)
  • Informe datos de cotización/Periodo liquidación-CCC (IDC)
  • Informe de trabajadores en alta en un CCC (ITA)

De esta manera y manualmente se puede cotejar la información de los trabajadores de alta en una cuenta de cotización, qué códigos de CNAE tienen registrados, los códigos de ocupación, los datos de cotización, etc.

Todo este proceso nos evitará errores en el momento de comenzar a trabajar en real con el Sistema de Liquidación Directa y permitirá que el impacto en nuestro trabajo diario sea menor.

9. COMUNICA LOS DATOS BANCARIOS ONLINE EN PAGO CON CARGO EN CUENTA Y PARA LOS SALDOS ACREEDORES.

Con el Sistema Red actual, a través del fichero FAN, se comunica tanto la modalidad de pago (cargo en cuenta/pago electrónico) como la cuenta bancaria por la que se realizará el cargo de la liquidación.

Sin embargo, con el Sistema de Liquidación Directa, el usuario no comunica ni la modalidad de pago ni la cuenta bancaria en el fichero de cotizaciones, sino que, para ello, deberá hacerlo de forma previa a la liquidación, a través de un servicio de comunicación de datos bancarios online que la Tesorería pondrá en marcha.

¿Cómo funciona este servicio online?

  • Solo se deberá comunicar la cuenta asociada a la cuenta de cotización en la modalidad de pago cargo en cuenta o para el trámite de saldos acreedores.
  • Solo será necesario comunicarlo una vez, a no ser que la cuenta bancaria cambie, en cuyo caso se deberá comunicar la cuenta asociada al CCC antes del ingreso de la liquidación.

 

¿Quieres saber más sobre las soluciones laborales de Wolters Kluwer|A3 Software?

Rellena los siguientes datos y te ampliaremos la información

*Campos obligatorios

Conozco y acepto las condiciones de la Política de privacidad

 

Participa